PEMBENTUKAN ORGANISASI KOPERASI DAN MANAJEMEN KOPERASI & USAHA KECIL

A. Rapat Persiapan

Pendiri koperasi sebaiknya diawali oleh keinginan bersama untuk meningkatkan kesejahteraan secara bersama-sama melalui pengembangan usaha yang berkaitan  dengan kepentingan ekonomi anggota. Para pendiri wajib mengadakan rapat persiapan yang membahas semua hal yang berkaitan dengan rencana pembentukan koperasi meliputti antara lain penyusunan rancangan anggaran dasar, anggaran rumah tangga dan hal-hal lain yang diperlukan untuk pembentukan koperasi. Dalam rapat persiapan pembentukan koperasi dilakukan penyuluhan koperasi oleh pejabat dan instansi yang membidangi koperasi kepada para pendiri.

Untuk merealisasikan rapat pembentukan koperasi diperlukan kehadiran anggota. Pada peraturan perundang-undangan telah ditetapkan jumlah minimal yang harus hadir dalam rapat pembenttukan koperasi. Rapat pembentukan koperasi primer dihadiri oleh sekurang-kurangnya 20 orang pendiri. Sedangkan Rapat pembentukan koperasi sekunder sekurang-kurangnya 3 (tiga) koperasi yang diwakili orang yang telah berdasarkan keputusan rapat anggota koperasi yang bersangkutan. Rapat pembentukan koperasi dipimpin oleh seorang atau beberapa orang dari pendiri atau kuasa pendiri. Rapat pembentukan dihadiri oleh pejabat yang berwenang dengan ketentuan sebagai berikut:

ü  Pembentukan koperasi sekunder dan primer tingkat nasional dihadiri oleh Pejabat Kementrian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah.

ü  Pembentukan koperasi sekunder dan primer tingkat propinsi dihadiri oleh pejabat dinas/instansi yang membidangi koperasi tingkat koperasi.

ü  Pembentukan koperasi sekunder dan tingkat kabupaten/kota dihadiri oleh pejabat dinas/instansi yanng membidangi koperasi tingkat kabupaten/kota.

Dalam rapat pembentukan koperasi biasanya dibahas mengenai pokok-pokok materi anggaran dasar koperasi, susunan nama pengurus dan pengawas koperasi yang pertama. Pelaksanaan rapat anggota pembentukan koperasi wajib dituangkan kedalam bentuk: (1) Berita acara rapat pendirian koperasi, yaitu risalah rapat yang disusun secara teratur dan rapi serta ditandatangani oleh notaris pembuat akta koperasi, yang dimaksudkan sebagai alat bukti tertulis; dan (2) Notulen rapat pendirian, yaitu laporan mengenai jalannya rapat yang disusun secara teratur dan rapi ditandatangani oleh pimpinan rapat dan sekretaris rapat atau salah seorang peserta rapat, sehingga mengikat dan merupakan dokumen resmi.

B. Menyusun AD/RT

Untuk mendirikan koperasi tentu diperlukan adanya kesepakatan perjanjian dari semua anggota. Hasil kesepakatan perjanjian tersebut kemudian harus dituangkan dalam bentuk penyusunan Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) yang memuat hak dan kewajiban untuk dijadikan sebagai dasar operasionalnya. Pembentukan koperasi dilakukan melalui pengesahan akta pendirian dengan mencantumkan anggaran dasar (AD) yang sekurang-kurangnya memuat tentang: Dafta nama pendiri, Nama dan tempat kedudukan, maksud dan tujuan serta bidang usaha, ketentuan mengenai keanggotaan, rapat anggota, pengelolaan, permodalan, jangka waktu berdirinya, pembagian sisa hasil usaha, termasuk ketentuan mengenai sanksi.

Sedangkan yang dimaksud anggaran dasar koperasi sendiri adalah seperangkat peraturan yang dibuat oleh para pendiri berdasarkan kesepakatan untuk mengatur hubungan hukum dalam suatu organisasi yang akan dijalankannya. Peraturan yang terdapat didalam anggaran dasar koperasi bersifat mengikat bagi para anggotanya. Sedangkan peraturan lain yang tidak pokok untuk pendukung anggaran dasar dapat dihimpun tersendiri dalam anggaran rumah tangga (ART).

C. Sumber Permodalan

Adapun sumber modal yang selama ini menjadi tumpuan dalam setiap mendirikan koperasi adalag sebagai berikut:

1.      Modal koperasi dari anggota sendiri merupakan modal yang mengandung resiko (equity). Termasuk kategori modal sendiri dalam mendirikan koperasi misalnya:

a.       Simpanan Pokok adalah sejumlah uang tertentu yang diwajibkan kepada anggota untuk menyerahka kepada koperasi pada waktu masuk menjadi anggota.

b.      Simpanan wajib adalah jumlah simpanan tertentu yang wajib dibayar oleh anggota kepada koperasi dalam kesempatan (waktu) tertentu meskipun jumlahnya tidak mesti sama.

c.       Dana cadangan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan sisa hasil usaha untuk memupuk modal sendiri serta menutup kerugian koperasi bila diperlukan.

d.      Hibah sebagai bentuk pemberian (khusus untuk modal) tanpa disertai imbalan tertentu. Hibah merupakan pemberian yang diterima koperasi dari pihak lain baik wujudnya berupa uang maupun barang.

2.      Modal koperasi diperoleh dari pembiayaan yang diantaranya diwujudkan melalui bentuk pinjaman. Adapun modal berupa pinjaman dapat diperoleh dari: (a) Pinjaman dari anggota sendiri, termasuk calon anggota yang memenuhi syarat; (b) Pinjaman dari koperasi lainnya dan/atau anggotanya didasari dengan perjanjia kerja sama anta koperasi; (c) Pinjaman dari Bank atau lembaga keuangan lainnya.

D. Keanggotaan Koperasi

Untuk menjadi anggota koperasi ada beberapa karakteristik yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.       Keaggotaan koperasi didasarkan pada kesamaan kepentingan ekonomi dalam lingkup usaha koperasi.

b.      Keanggotaan koperasi dapat diperoleh atau diakhiri setelah syarat sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar dipenuhi.

c.       Keanggotaan koperasi tidak dapat dipindah tangankan karena persyaratan untuk menjadi anggota koperasi adalah kepentingan ekonomi yang melekat pada bersangkutan. Namun, apabila anggota koperasi meninggal dunia, keanggotaannya dapat diteruskan oleh ahli waris yang memenuhi syarat anggaran dasar.

d.      Setiap anggota mempunyai kewajiban dan hak yang sama terhadap koperasi sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar.

Untuk mencapai tujuan pendirian koperasi, setiap anggota mempunyai kewajiban yang harus dijalankan. Adapun yang merupakan kewajiban anggota koperasi adalah: (a) Mematuhi Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga serta keputusan yang telah disepakati dalam rapat anggota; (b) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh koperasi; (c) Mengembangkan dan memelihara kebersamaan berdasar atas asas kekeluargaan.

E. Perangkat Organisasi Koperasi

1. Rapat Anggota

Rapat anggota merupakan wadah aspirasi anggota yang memegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Sebagai pemegang kekuasaan tertinggi, maka segala kebijakan yang berlaku, dalam menjalankan fungsinya rapat anggota mempunyai kewenangan untuk menetapkan:

Ø  Anggaran dasar, sebagai acuan pegelolaan koperasi.

Ø  Kebijaksanaan umum dibidang organisasi manajemen, dan usaha koperasi.

Ø  Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawasan.

Ø  Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi, serta pengesahan laporan keuangan.

Ø  Pengesahan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Pengurus Koperasi

Pengurus adalah badan yang dibentuk oleh rapat anggota yang diserahi mandat mengelola koperasi. Untuk mencapai fungsi tersebut, pengurus koperasi memilki tugas sebagai berikut:

Ø  Mengelola kegiatan koperasi dan menjalankan usahanya.

Ø  Mengajukan rancangan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi.

Ø  Menyelenggarakan rapat anggota secara berkala.

Ø  Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

Ø  Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib.

Ø  Memelihara daftar buku anggota dan pengurus.

3. Pengawas Koperasi

Pengawas koperasi adalah suatu badan yang dibentuk untuk melaksanakan fungsi pengawasan terhadap kinerja pengurus. Pengawas dipilih dari dan oleh anggota koperasi melalui rapat anggota. Karenanya pengawas dalam menjalankan kewajibannya harus bertanggung jawab kepada rapat anggota.

Adapun yang menjadi tugas pengawas koperasi adalah:

Ø  Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi.

Ø  Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.

Sedangkan yang menjadi kewenangan pengawas adalah:

Ø  Meneliti catatan yang ada pada koperasi.

Ø  Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

F. Manajemen Koperasi dan Usaha Kecil

Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistem Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.
a. Planning (Perencanaan)

1)      Berdasarkan pada alternatif, agar dapat menetapkan perencanaan yang baik maka sebelumnya agar disusun berbagai alternatif, misalnya untung dan rugi kelebihan dan kekurangannya , kendala dan dukungannya , sehingga dapat menentukan perencanaan yang paling baik.

2)      Harus realistis, bila perencanaan tidak realistis, mungkin baik diatas kerja saja akan tetapi tidak dapat dilaksanakan dalam prakteknya. Misalnya : keterbatasan dalam teknologi, keterbatasan sumber dana, tenaga kerja, dsb.

3)      Harus Ekonomis, Disamping keterbatasan diatas, juga harus mempertimbangkan tingkat ekonomis dalam suatu rencana. Hindarkan faktor pemborosan , biaya, waktu, dan sebagainya.

4)      Harus luwes ( fleksibel ), Dalam hal ini perencanaan harus fleksibel, artinya setiap saat dapat dievaluasi sesuai dengan perkembangan organisasi, situasi dan kondisi pada waktu tersebut. Pada dasarnya perencanaan itu disusun berdasarkan hasil penelitian sebelumnya, namun dalam prakteknya sering terjadi berbagai penyimpangan yang tidak dapat dihindarkan.

5)      Disadari partisipasi, Dalam pembuatan perencanaan hendaknya dapat diikutkan berbagai pihak untuk memperoleh masukan (input) agar lebih sempurna. Dengan adanya partisipasi, perusahaan akan memperoleh manfaat ganda, karena disamping rencana menjadi lebih baik, juga dapat menambah semangat kerja para karyawan.

b. Organizing (Pengorganisasian)

Organisasi adalah sekolompok manusia yang bekerjasama, dimana kerjasama tersebut dicanangkan dalam bentuk struktur organisasi atau gambaran sekmatis tentang hubungan kerja dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Azas-azas organisasi adalah merupakan pedoman yang sejauh mungkin hendaknya dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organsiasi dapat berjalan lancar, Adapaun urutannya adalah :

1. Perumusan tujuan jelas, Rumusan tujuan yang jelas untuk memudahkan penetapan haluan organisasi, pemilihan bentuk, pembentukan struktur, kebutuhan pejabat, kecakapan daya kreasi dari para anggota organisasi.
2. Pembagian Tugas, Azas ini dapat diartikan sebagai:

a. Perincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain dalam satuan organisasi.

b. Perincian serta pengelompokan yang erat hubungannya satu dengan yang lain, untuk dilakukan oleh pejabat tertentu.

3. Koordinasi, Koordinasi adalah suatu azas yang mneyatakan bahwa dalam suatu organisasi harus ada keselarasan aktivitas diantara satuan-satuan organisasi. Adapun manfaat koordinasi adalah : a. menghindarkan konflik b. menghindarkan rebutan fasilitas c. menghindarkan pekerjaan yang tumpang tindih d. menjamin kesatuan sikap e. Menjamin kesatuan pelaksanaan, dll.

Koordinasi dapat dilakukan dengan cara: a. Pertemuan informal, b. Pertemuan resmi, c. Mengangkat koordinasi, d. menggunakan buku pedoman, dsb.

4. Pelimpahan Wewenang, Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mangambil tindakan yang diperlukan agar tugas dan tanggung jawab dapat dilakasanakan dengan baik. Sedangkan pelimpahan adalah penyerahan.
5. Rentangan Kontrol (Rentang kendali), Rentangan kontrol adalah jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan. Sedangkan bawahan langsung adalah merupakan sejumlah pejabat yang langsung dibawah seorang atasan. Yang perlu diperhatikan dalam rentang kendali adalah : bahwa seseorang atasan tidak mungkin dapat memimpin bawahan sebanyak – banyaknya, karena kemampuan sesorang itu terbatas. Makin banyak bawahan, beban pemimpin semakin berat, sehingga harus diperhatikan tidak hanya orang-orangnya saja tetapi hubungannya.

6.      Jenjang Organisasi, Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai bawah dalam suatu fungsi .

7.      Kesatuan Perintah, Kesatuan perintah berat bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat perintah dan bertanggungjawab kepada seorang atasan tertentu.

8.      Fleksibilitas, Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Tetapi apabila dirubah justru menghambat kelancaran aktivitas, maka ini bukan fleksibilitas, misalnya: a. perubahan tujuan b. penambahan tujuan c. perluasan aktivitas d. penambahan beban kerja, dll.

c. Actuating (Penggerakan untuk bekerja)

Koperasi hakekatnya dibangun untuk memberdayakan masyarakat dari kesulitan, kekurangan, kelemahan dan kemiskinan. Misi ini sangat erat kaitannya dengan pola pengaturan kelembagaan dari masyarakat itu (komunitas anggota koperasi) sendiri membangun kesejahteraan secara bersama-sama (goal). Untuk mencapai tujuan koperasi tersebut maka koperasi harus menunjukkan jati dirinya yang mandiri. Sesuai dengan pengertian dan jati diri serta nilai-nilai koperasi tersebut diatas maka keberhasilan koperasi dalam melaksanakan perannya antara lain ditujukan:

Pertama, Membangun dan meningkatkan peran dan partisipasi anggota.
Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal (pemilik), nasabah (konsumen)  serta sebagai penerima manfaat  atau dengan kata lain Anggota adalah Raja. Ini adalah realita dalam perkoperasian karena anggota sebagai pemilik koperasi memberikan makna bahwa anggota memiliki hak penuh menentukan diterima atau disetujuinya perencanaan usaha yang diajukan oleh Pengurus dan Pengawas dalam forum Rapat Anggota.

Kedua, Membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi. Pengelola atau pengurus koperasi  (termasuk juga jajaran struktural dibawahnya) harus memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan, professional  serta terutama memiliki kejujuran. Pengurus dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu menghasilkan pelayanan yang dapat memberikan manfaat kepada anggotanya (baik aspek manfaat fisik, ekonomi maupun manfaat psikologis).

Ketiga, Memiliki kesehatan keuangan. Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan koperasi, tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan usaha, organisasi, manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada anggota.

Keempat, Membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihak Badan Usaha lain. Menghadapi  trend bisnis  (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi yang semakin pesat, koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan antisipasi pengembangan usahanya dengan melakukan kerjasama  antar koperasi (membangun sinergi) untuk memiliki bargening position dengan mengutamakan kekuatan pasar (captive market) anggotanya;  karena Keberhasilan hanya dapat diraih secara bersama untuk Kepentingan yang sama, saat ini momentum untuk mewujudnyatakan kekuatan yang dimiliki koperasi  melalui kerjasama kemitraan.

Mendorong koperasi juga menjalin kerjasama kemitraan dengan pihak lain, seperti Badan Usaha milik Negara/Daerah, swasta dalam negeri maupun swasta asing, perlu dilaksanakan secara sungguh-sungguh, agar koperasi dapat dan mampu memasuki perdagangan international, maupun dapat secara bersama-sama membangun jejaring usaha.

d. Controlling (Pengawasan/Pengendalian)

Melihat dari sasaran pengawasan, maka fungsi pengawasan adalah:

1)      Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan.

2)      Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi.

3)      Untuk mendinamisir organisasi/koperasi serta segenap kegiatan manajemen lainnya.

4)      Untuk mempertebal rasa tanggung jawab.

IMPLEMENTASI FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI

A.   Bagi Perangkat Organisasi

1)      Rapat Anggota

Tugas dan wewenang Rapat Anggota:

- Membahas dan mengesahkan pertanggung jawaban Pengurus dan Pengawas untuk tahun buku yang bersangkutan.

- Membahas dan mengesahkan Rencana Kerja dan RAPB tahun buku berikutnya.
- Membahas dan menetapkan AD, ART dan atau Pembubaran Koperasi.

- Memilih dan memberhentikan Pengurus dan Pengawas.

- Menetapkan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).

2)      Pengurus
Jumlah Pengurus sekurang-kurangnya tiga orang yang terdiri dari:

- Unsur Ketua

- Unsur Sekretaris

- Unsur Bendahara

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab Pengurus:

a. Pengurus bertugas :

- Memimpin organisasi dan kegiatan usaha

- Membina dan membimbing anggota

- Memelihara kekayaan koperasi

- Menyelenggarakan rapat anggota

- Mengajukan rencana RK dan RAPB

- Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan

- Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib

- Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas.

b. Pengurus  berfungsi sebagai: Perencana, Personifikasi Badan Hukum Koperasi, Kesatuan Pimpinan, Penyedia sumberdaya dan pengendali koperasi.
c. Pengurus berwenang dalam:

- Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan.

- Memutuskan penerimaan, penolakan dan pemberhentian anggota sementara, sesuai dengan AD.

- Mengangkat dan memberhentikan Pengelola dan karyawan Koperasi.

- Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan anggota sesuai dengan tanggungjawabnya.
d. Pengurus bertanggungjawab kepada Rapat Anggota mengenai pelaksanaan tugas kepengurusannya setiap tahun buku yang disajikan dalam Laporan Pertanggungjawaban tahunan.

3)      Pengawas

a.       Jumlah Pengawas sekurang-kurangnya tiga orang atau sesuai dengan AD Koperasi.

b.      Unsur Pengawas terdiri dari :

- Ketua merangkap anggota,

- Sekretaris merangkap anggota dan

- Anggota

Tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab pengawas:

- Bertugas melakukan Pengawasan dan Pemeriksaan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan Koperasi yang meliputi Organisasi, Manajemen, Usaha, Keuangan, Pembukuan dan kebijaksanaan Pengurus.

- Pengawas berfungsi sebagai Pengawas dan Pemeriksa.

- Berwenang melakukan pemeriksaan tentang catatan dan atau harta kekayaan koperasi.

- Bertanggungjawab kepada Rapat Anggota.

B. Bagi Badan Penasehat

Tugas dan fungsi Badan Penasehat :

1.      Bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun tidak diminta untuk kepentingan dan kemajuan Koperasi,

2.      Berfungsi sebagai penasehat,

3.      Dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus.

C. Bagi Pengelola (Manajer)

Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.

Tugas Manajer :

1)      Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,

2)      Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :

(a)     Sebagai pemimpin tingkat pengelola,

(b)     Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,

(c)     Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif.

DAFTAR PUSTAKA

Burhanuddin S. 2013. Koperasi Syari’ah dan Pengaturannya di Indonesia. Malang: UIN-MALIKI Press.

Bashith, Abdullah. 2008. Islam dan Manajemen Koperasi. Malang: UIN-MALIKI Press.

Mudastri,Tutik. 2009. Manajemen Koperasi. http://www.koperasiku.com/artikel/manajemen-koperasi. diakses pada 09 September 2015 pukul 09:23.

Rohma, Tisa Marisa. 2013. Manajemen Organisasi Koperasi. http://www.slideshare.net/TisaMarisaRohma/daftar-isi-29261477. diakses pada 09 September 2015 pukul 09:20.