BAB
1
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Benarkah
kebanyakan orang ingin mengelakkan risiko? Karena selalu ingin aman dan hidup
tenteram, maka memang kebanyakan orang takut menanggung risiko. Namun semua
tahap kehidupan kita mengandung risiko. Kemanapun kita mengelak atau lari dari
risiko, maka disitupun kita akan menemukan risiko yang lainnya. Risiko
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kehidupan. Bahkan ada orang yang
mengatakan, bahwa tak ada hidup tanpa risiko sebagaimana tak ada hidup tanpa
maut.
Berbagai
definisi dapat diberikan kepada kata risiko itu, namun secara sederhana artinya
senantiasa ada kena mengenanya dengan kemungkinan akan terjadinya akibat buruk
atau akibat yang merugikan, seperti kemungkinan kehilangan, cedera, kebakaran,
dan sebagainya. Tidak ada metode apapun yang bisa menjamin seratus persen bahwa
akibat buruk itu setiap kali dapat dihindarkan, kecuali kalau kegiatan yang
mengandung risiko tidak dilakukan.
Agar
risiko tidak menghalangi kegiatan perusahaan, maka seharusnya hal tersebut di-manage
dengan sebaik-baiknya. Program manajemen risiko pertama-tama bertugas
mengidentifikasi risiko-risiko yang dihadapi, setelah itu mengukur atau
menentukan besarnya risiko dan kemudian barulah dapat dicarikan jalan untuk
menghadapi atau menangani risiko tersebut. Ini berarti orang harus menyusun
strategi untuk memperkecil ataupun untuk mengendalikannya. Pendeknya dengan
program itu, dapatlah dilindungi keefektifan operasi perusahaan yang
bersangkutan.
Observasi ini mengambil obyek pada Duta Catering
Service. Salah satu usaha yang bergerak dibidang jasa boga dengan sistem
kerja yang harus cepat dan dikejar deadline ketepatan waktu pemesanan.
Kemudian tempat produksi yang sangat rawan terjadi kecelakaan kerja jika tidak
dikelola dengan sebaik mungkin. Oleh karena itu manajer dituntut agar bisa
mencegah ataupun meminimalisir risiko yang akan terjadi ketika kegiatan
operasional sedang berlangsung.
B. Rumusan Masalah
1.
Risiko apa saja yang ada di
Duta Catering Service?
2.
Bagaimana Upaya Pencegahan
dan Penanganan yang dilakukan oleh Duta catering service?
C.
Tujuan Observasi
1.
Untuk Mengetahui Risiko apa
saja yang ada di Duta Catering Service
2.
Untuk Mengetahui Upaya
Pencegahan dan Penanganan yang dilakukan oleh Duta catering service
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Definisi
Manajemen Risiko
Terdapat beberapa pengertian dan definisi
manajemen resiko, diantaranya adalah sebagai berikut :
1.
Manajemen
Risiko orgaisasi adalah suatu sistem pengelolaan risiko yang dihadapi oleh
organisasi secara komprehensif untuk tujuan meningkatkan nilai perusahaan
(Hanafi: 2006).
2.
Manajemen
resiko adalah seperangkat kebijakan, prosedur yang lengkap yang dipunyai
organisasi untuk mengelola, memonitor, dan mengendalikan eksposure organisasi
terhadap risiko (SBC Waburg, The Practice of Risk Management, Euro Money
Book: 2004).
3.
Manajemen
risiko adalah suatu bidang ilmu yang membahas tentang bagaimana suatu
organisasi menerapkan ukuran dalam memetakkan berbagai permasalahan yang ada
dengan menempatkan berbagai pendekatan manajemen secara komprehensif dan
sistematis (Fahmi: 2010).
2.2 Manfaat
Manajemen Risiko
Dengan
diterapkannya manajemen risiko dalam perusahaan terdapat beberapa manfaat yang
akan diperoleh di antaranya adalah :
1.
Perusahaan
mempunyai ukuran kuat sebagai pijakan dalam mengambil setiap keputusan,
sehingga para manajer lebih berhati-hati dan selalu menempatkan ukuran-ukuran
dalam berbagai keputusan.
2.
Mampu
memberi arah bagi perusahaan dalam melihat pengaruh-pengaruh yang mungkin
timbul baik secara jangka pendek maupun jangka panjang.
3.
Memungkinkan
perusahaan memperoleh risiko keuangan yang minimum.
4.
Dengan
adanya konsep manajemen risiko yang dirancang secara detail maka artinya
perusahaan telah membangun arah dan mekanisme secara sustainable (berkelanjutan).
2.3 Tahap-Tahap
Dalam Melaksanakan Manajemen Risiko
Untuk
mengimplementasikan risiko manajemen secara komprehensif ada beberapa tahap
yang harus dilakukan oleh perusahaan, yaitu :
1. Identifikasi
Risiko
Pada
tahap ini manajemen perusahaan melakukan tindakan berupa mengidentifikasi
setiap bentuk risiko yang dialami oleh perusahaan. Identifikasi ini dilakukan
dengan melihat potensi-potensi risiko yang sudah terlihat dan yang akan
terlihat.
2. Mengidentifikasi
Bentuk-Bentuk Risiko
Pada
tahap ini manajemen perusahaan telah mampu menemukan bentuk dan format risiko
yang dimaksud. Bentuk-bentuk risiko yang diidentifikasi telah mampu dijelaskan
secara detail, seperti ciri-ciri risiko dan faktor-faktor timbulnya risiko
tersebut. Dan pihak manajemen perusahaan juga sudah mulai mengumpulkan dan
menerima berbagai data-data baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif.
3. Menempatkan
Ukuran-Ukuran Risiko
Pada
tahap ini manajemen perusahaan sudah menempatkan ukuran atau skala yang
dipakai, termasuk rancangan model metodologi penelitian yang akan digunakan.
Data-data yang masuk juga sudah dapat diterima, baik yang berbentuk kualitatif
dan kuantitatif serta pemilahan data dilakukan berdasarkan pendekatan
metodologi yang digunakan. Dengan kepemilikan rancangan metodologi penelitian
yang ada diharapkan pihak manajemen perusahaan telah memiliki fondasi yang kuat
guna melakukan pengolahan data.
4. Menempatkan
Alternatif-Alternatif
Pada
tahap ini manajemen perusahaan telah melakukan pengolahan data. Hasil
pengolahan kemudian dijabarkan dalam bentuk kualitatif dan kuantitatif beserta
akibat-akibat atau pengaruh-pengaruh yang akan timbul jika keputusan tersebut
diambil. Berbagai bentuk penjabaran yang dikemukakan tersebut dipilah dan
ditempatkan sebagai alternatif-alternatif keputusan.
5. Menganalisis
Setiap Alternatif
Pada
tahap ini setiap alternatif yang ada selanjutnya dianalisis dan dikemukakan
berbagai sudut pandang serta dampak-dampak yang mungkin timbul baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang. Dan dampak tersebut harus dijelaskan
secara komprehensif dan sistematis sehingga dapat diperoleh gambaran secara
jelas dan tegas guna untuk membantu pengambilan keputusan.
6. Memutuskan
Satu Alternatif
Pada
tahap ini dilakukan pemilihan satu alternatif dari berbagai alternatif yang
ditawarkan, artinya mengambil alternatif yang terbaik dari berbagai
alternatif yang ditawarkan termasuk
dengan menilai alternatif lainnya.
7. Melaksanakan
Alternatif yang Dipilih
Pada
tahap ini dibentuk tim untuk melaksanakan alternatif yang dipilih dilengkapi
dengan rincian biaya pelaksanaan yang disetujui oleh bagian keuangan serta
otoritas pengambilan keputusan lainnya.
8. Mengontrol
Pelaksanaan Alternatif yang Dipilih
Pada
tahap ini manajer perusahaan melakukan control yang maksimal guna menghindari
timbulnya berbagai risiko yang tidak diinginkan.
9. Mengevaluasi
Pelaksanaan Alternatif yang Dipilih
Pada
tahap ini pihak manajemen perusahaan secara sistematis melaporkan pada pihak
manajer perusahaan. Pelaporan tersebut berbentuk data-data yang bersifat
fundamental dan teknikal dan juga tidak mengesampingkan pelaporan yang bersifat
lisan. Tujuan melakukan evaluasi ini adalah
agar pekerjaan tersebut dapat terus dilaksanakan sesuai dengan yang
direncanakan.
2.4 Mengelola
Risiko
Pada
dasarnya terdapat beberapa cara untuk mengelola risiko, diantaranya adalah :
1. Menghindari
Risiko
Cara
paling mudah dan aman untuk mengelola risiko adalah menghindar. Tetapi cara
semacam ini barangkali tidak optimal. Karena jika kita ingin memperoleh
keuntungan dalam berbisnis, maka mau tidak mau kita harus keluar dan menghadapi
risiko tersebut.
2. Menahan
Risiko
Contoh
kecil seseorang tidak mau mengasuransikan kendaraan bermotornya karena orang
tersebut merasa asuransi terlalu repot dan mahal. Sementara dia akan
mengendarai kendaraan tersebut dengan hati hati. Dalam contoh tersebut, orang
tersebut memutuskan untuk menanggung sendiri risiko kecelakaan.
3. Memperkecil
Risiko
Keputusan
untuk memperkecil risiko adalah dengan cara tidak memperbesar setiap keputusan
yang mengandung risiko tinggi tapi membatasinya bahkan meminimalisasinya agar
risiko tersebut tidak bertambah besar di luar control.
4. Diversifikasi
Diversifikasi
berarti menyebar eksposur yang kita miliki sehingga tidak terkonsentrasi pada
satu atau dua eksposur saja.
5. Mengalihkan
Risiko
Keputusan
mengalihkan risiko adalah dengan cara kita alihkan ke tempat lain sebagian.
Contohnya mengasuransikan bisnis guna menghindari terjadinya risiko yang
sifatnya tidak diketahui kapan waktunya.
6. Mengontrol
atau Mengendalikan Risiko
Mengontrol
risiko adalah dengan cara melakukan kebijakan antisipasi terhadap timbulnya
risiko sebelum risiko itu terjadi.
Pengendalian risiko dilakukan untuk mencegah atau menurunkan
probabilitas terjadinya risiko atau kejadian yang tidak diinginkan. Contohnya
memasang alarm pengaman pada mobil dan alarm kebakaran pada rumah.
7. Pendanaan
Risiko
Pendanaan
risiko adalah menyangkut penyediaan sejumlah dana sebagai cadangan guna
mengantisipasi timbulnya risiko di kemudian hari seperti perubahan nilai tukar
dolar terhadap mata uang domestic di pasaran.
2.5 Hubungan
Manajemen Risiko dengan Fungsi-fungsi Lain dalam Perusahaan
Manajemen
risiko berkaitan erat dengan fungsi perusahaan lainnya ( yaitu dengan fungsi :
akunting, keuangan, marketing, produksi, personalia, engineering dan maintenance),
karena bagian-bagian itu ada yang menciptakan risiko dan ada yang menjalankan
sebagian fungsi manajemen risiko (Darmawi: 1990).
a. Hubungan
Dengan Fungsi Akunting
Bagian
akunting menjalankan kegiatan manajemen risiko yang penting, yaitu :
1.
Mengurangi
kesempatan pegawai melakukan penggelapan, dengan jalan melakukan internal
control dan internal audit.
2.
Melalui
rekening asset bagian akunting mengidentifikasikan dan mengukur exposure
kerugian terhadap harta.
3.
Melalui
penilaian rekening seperti rekening piutang, Bagian Akunting mengukur risiko
piutang dan mengalokasikan cadangan dana exposure kerugian piutang.
b. Hubungan
Dengan Fungsi Keuangan
Bagian keuangan melakukan banyak penetapan
yang mempengaruhi manjamen risiko. Pertama, manajer risiko biasanya bawahan
direktur keuangan. Kedua, bagian keuangan menganalisis pengaruh turunnya profit
dan cash flow. Karena menurunnya profit bisa menghalangi pencapaian tujuan
perusahaan, maka kegiatan seperti itu juga tercantumdalam program manajemen
risiko. Ketiga, dalam menetapkan apakah perusahaan akan membeli peralatan yang
mahal atau gedung baru, maka manajer finansial seharusnya mempertimbangkan
risiko murni yang tercipta karena tindakan itu. Keempat, jika perusahaan
meminjam uang dengan menggunakan harta sebagai kolateral, biasanya pemberi
pinjaman menuntut agar harta itu diasuransikan, yang selanjutnya akan
melibatkan kegiatan manajemen risiko.
c. Hubungan
Dengan Marketing
Kegiatan marketing dapat menciptakan
risiko, terutama risiko tanggung-gugat. Misalnya perusahaan bisa dituntut
oleh pihak luar berkenaan dengan penggunaan packaging yang tidak memenuhi
syarat.
d. Hubungan
Dengan Bagian Produksi
Kegiatan produksi juga banyak menciptakan
risiko. Dalam mendisain dan membuat produk atau memberikan servis, pekerja
seringkali di-ekspose pada kecelakaan kerja. Demikian pula produk atau servis
yang dijualnya mungkin bisa menciptakan kerusakan atau kecelakaan badan bagi
pemakainya; oleh karena itu perusahaan harus selalu sedia menghadapi “ tuntutan
hukum “ dari pihak ketiga.
Karena itu bagian produksi haruslah
mengidentifikasikan dan mengevaluasi bahaya-bahaya yang terkait dengan produk
dan servis, dan dengan proses.
e. Hubungan
Dengan Engineering dan Maintenance
Bagian ini bertanggung jawab untuk disain
pabrik, maintenance, dan melaksanakan fungsi perawatan gedung, pabrik dan
peralatan, yang semuanya sangat vital untuk mencegah, mengurangi frekuensi dan
keparahan kerugian.
f. Hubungan
Dengan Bagian Personalia
Bagian personalia mempunyai banyak
tanggung jawab dibidang risiko. Contoh yang paling jelas adalah perancangan,
instalasi, dan administrasi program-program kesejahteraan pegawai. Walaupun ada
beberapa perusahaan manajer risiko yang bertanggung jawab penuh untuk
program-program kesejahteraan itu, tetapi kebanyakan perusahaan memberi
wewenang penuh atau sebagian pada bagian personalia.
Karena bagian personalia bertanggung jawab
untuk seleksi dan latihan personil, maka bagian personalia yang bertanggung
jawab dalam mengawasi jabatan yang mengandung risiko, misalnya kecelakaan dan
penyakit.
Komunikasi Dua
Arah
Dari uraian
di atas dapat disimpulkan bahwa diperlukan komunikasi dua arah antara manajer
risiko dan manajer-manajer lain dalam suatu perusahaan untuk menyalurkan
informasi yang berkenaan dengan risiko.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Company Profile
Duta catering service merupakan
perusahaan jasa yang bergerak di bidang jasa boga (catering). Duta catering
service berdiri pada tanggal 13 oktober 1991. Awal beridirinya Duta
Catering ini berawal dari kegiatan rutin Bank BPR Gunung Ringgit tempat Pak
Djito bekerja, dimana dalam kegiatan itu Bank mengundang para nasabahnya untuk
makan bersama. Dan kebetulan pada saat itu Pak Djito diutus sebagai panitia
pelaksana acara, namun terdapat kendala yaitu pak djito harus menggunakan jasa
catering hanya dengan anggaran yang sangat minim, yaitu Rp. 2.750 per orang.
Bapak djito sendiri awalnya tidak yakin bisa mendapatkan jasa catering dengan
harga yang tidak memungkinkan, namun karena keberanian dan rasa tanggung
jawabnya sebagai panitia pelaksana akhirnya beliau bertekad untuk tetap
mengemban amanah yang telah diberikan kepadanya. Akhirnya beliau mulai mencari
setiap jasa catering di daerah Malang, namun hasilnya nihil, tidak ada yang mau
menerima jasa catering dengan harga yang minim itu.
Dengan rasa tanggung jawab akhirnya bapak
djito bertekad untuk mengusahakan agar istrinya (ibu djito) memasakkan beberapa
menu untuk acara tersebut. Dengan dibantu oleh 10 orang pekerja, akhirnya bu
djito berusaha untuk bekerja dengan maksimal, baik dari masakannya, penataan
prasmanan hingga peralatannya. Alhasil acara berjalan dengan lancar dan semua
pihak merasa puas terhadap usaha keras Pak djito beserta istrinya. Pak djito
pun merasa senang, awalnya beliau khawatir semua biaya yang dikeluarkan akan
mengalami kerugian, namun ternyata anggaran yang diberikan oleh Bank masih
tersisa. Karena dirasa menguntungkan, akhirnya pak djito mulai berpikir untuk
memulai usaha jasa catering.
Acara yang digelar rutin di Bank BPR Gunung
Ringgit itu telah mengundang banyak pertanyaan dari berbagai pihak, terutama
para tamu undangan yang merasa puas dengan masakan yang dihidangkan, setelah
mendapat informasi dari pihak Bank bahwa yang mengatur acara tersebut adalah
Pak djito akhirnya salah satu tamu tertarik dan ingin memakai jasa cateringnya
untuk acara pernikahan anaknya. Akhirnya transaksi pun terjadi dan acara
terlaksana dengan baik. Event pertama ini diselenggarakan di gedung
SKODAM Malang. Dan dari situlah dimulai kegiatan komersial bapak djito dan
mulai dikenal konsumen. Saat itu sistem pemasarannya masih dari mulut ke mulut
dan menawarkan jasa catering-nya ke setiap event (door to door).
Semakin hari usaha Duta catering service pun semakin melonjak, akhirnya pak djito
memutuskan untuk menggeluti usaha ini dan meninggalkan pekerjaan lamanya karena
dirasa usaha itu mempunyai prospect yang
lebih menjanjikan. Hal ini dibuktikan dengan kurva omzet catering yang tidak pernah flat
atau turun, namun terus naik hingga saat ini. Pesanan datang tanpa henti, mulai
dari dalam hingga luar kota seperti malang raya, pasuruan, probolinggu, jember,
lumajang, sidoardjo, surabaya, kediri, Tulungagung, Jombang, hingga ke luar
pulau jawa seperti madura dan lain-lain.
Nama “Duta” merupakan singkatan dari Dharma
Utama, yang diambil dari nama CV itu sendiri, nama ini dipilih dengan harapan
agar catering ini bisa dengan mudah dikenal oleh masyarakat serta dapat
berkembang baik dari segi omzet hingga perluasan daerah pemasaran. Sehingga owner berharap usaha catering-nya dapat dikenal masyarakat
seluruh Indonesia.
Modal awal mendirikan usaha jasa catering
ini adalah Rp. 300.000,- untuk pengadaan bahan dan kebutuhan lainnya,
kekurangan modal diambil 50% dari total pembayaran BPR Gunung Ringgit. Sistem
yang diterapkan untuk mengelola usaha yaitu dengan manajemen kerakyatan.
Perekrutan dilakukan dengan memberdayakan masyarakat sekitar. Artinya pemimpin
tidak mengandalkan tenaga ahli atu profesional seperti yang diterapkan dalam
perusahaan atau instansi lainnya, namun lebih kepada memberdayakan masyarakat
sekitar yang tidak memiliki pekerjaan. Karena tujuan utama Duta catering service adalah menciptakan
lapangan kerja yang padat karya sehingga dapat menampung tenaga kerja sebanyak
mungkin dari masyarakat sekitar.
Duta catering service merupakan
perusahaan mikro karena jenis usahanya masih terbatas dalam satu bidang. Karena
usaha yang dijalankan telah mencapai tiga usaha, yaitu catering,
kontraktor dan cat akhirnya owner memutuskan untuk mendaftarkan usahanya
sebagai CV, dan memberinya nama CV. Dharma Utama.
Duta catering service mengawali
kegiatan produksinya menggunakan dapur rumah tangga, bermula dari rumah bertipe
60 yang dijadikan ruang produksi sekaligus tempat pemasaran, Bu Djito berusaha
memperluas jangkauan usaha cateringnya. Dengan jumlah laba yang tidak signifikan,
bu djito tak patah arang untuk menawarkan jasa cateringnya ke berbagai relasi
dan kerabat. Seiring berjalannya waktu, usaha katering bu djito dikenal
masyarakat luas, akhirnya bu djito mempunyai niat untuk memperluas area
produksi karena semakin banyak pesanan yang membutuhkan area kerja yang luas.
Dalam memperluas area produksinya, perluasan
pertama diperoleh dari memberli rumah tetangga belakang rumah Bu djito. Tidak
sampai disitu saja, karena usaha katering yang semakin maju seiring banyaknya
pesanan yang datang, Bu djito juga menambah jumlah karyawannya. Kemudian
perluasan area produksi kembali dilakukan. Perluasan kedua ini terbilang
fantastis, karena beliau membeli kurang lebih 10 rumah warga. Saat ini, luas
lahan Duta catering service telah mencapai ±3000 m² dengan luas bangunan
±5000 m².
Alamat Perusahaan
|
Jalan
Ir. Soekarno No. 26 Areng-areng, Dadaprejo, Batu
Tlp
(0341) 464250, 46205, 460145
Fax
(0341) 467077
Email.
Duta_catering@hortmail.com
|
Legalitas Perusahaan
|
Akte
notaris Mudofir Hadi SH tgl 11 maret 1986 Nomor 086 NPWP No.
01.425.939.4-628.000 Tgl 26 Maret 1986 PKP. No PEM
|
|
DUTA
|
|
Catering
Service
|
3.2 Visi, Misi dan Motto Perusahaan
·
Visi
Visi CV.
Dharma Utama adalah “Terbentuknya beberapa usaha dengan memberdayakan tenaga
kerja lokal”. Prinsip yang selalu ditegakkan pada CV. Dharma Utama ini adalah
pemberdayaan tenaga karya lokal. Dengan tujuan meningkatkan kesejahteraan
masyarakat sekitar dari segi moril maupun materiil. Apabila perusahaan
mengalami kemajuan maka kemakmuran karyawanpun akan meningkat. Maka dengan
prinsip ini perusahaan terus berupaya untuk menjadikan usaha ini semakin sukses
agar perusahaan dapat mempertahankan karyawan yang ada didalamnya. Visi ini bukan
hanya sekedar tujuan yang ingin dicapai untuk kepentingan perusahaan, tetapi
juga menjadi motivasi bagi karyawan dan juga pimpinan CV. Dharma Utama agar
kesejahteraan masyarakat sekitar dapat terpenuhi. Sedangkan visi Duta Catering
Service sendiri adalah “Kepercayaan anda dalah amanah, kami telah buktikan
di Setiap Event”
·
Misi
Nilai-nilai
yang selalu ditanamkan oleh pimpinan CV. Dharma Utama kepada seluruh bawahannya
adalah “Selalu berusaha dan beribadah”. Nilai-nilai ini sekaligus menjadi misi
perusahaan agar benar-benar diterapkan untuk mencapai visi perusahaan. Dimana
perusahaan selalu berusaha melakukan yang terbaik bagi semua pihak, baik bagi
karyawan, konsumen dan terutama bagi perusahaan sendiri. Setelah berusaha
sekuat tenaga, kemudian berdo’a dan tawakkal kepada Allah SWT, hal itulah yang
selalu ditanamkan oleh pimpinan kepada seluruh karyawannya.
·
Motto
Motto CV.
Dharma Utama dan selalu dijadikan acuan bagi setiap aktivitas operasional
perusahaan adalah “Kerjaku ibadahku, InsyaAllah”. Jadi setiap pekerjaan yang
mereka lakukan selalu diniatkan untuk mencari ridho Allah SWT dan tidak
mengharapkan imbalan yang berlebihan secara materiil.
Berbagai
sistem manajemen telah dijalankan oleh Duta Catering service untuk
menjamin konsistensi kualitas proses produksi, pelayanan dan distribusinya
hingga ke pelanggan akhir (end user). Komitmen tersebut akan terus
diwujudkan sebagai upaya dalam memuaskan kebutuhan pelanggan. Hal ini
dibuktikan dengan diperolehnya sebuah penghargaan rekor muri pada tahun 2014
lalu, sebagai bukti bahwa Duta Catering service telah memiliki kualitas
produk dan pelayanan yang baik di mata konsumen, sehingga Duta Catering
service selalu menjadi perusahaan jasa catering pilihan di malang
raya hingga ke luar kota.
Gambar 1. Penghargaan
3.3 Struktur Organisasi Duta
Catering                    |
|||
   |
|||
3.4 Job
Description
1.
Pimpinan
Pimpinan
dipegang oleh seorang pemimpin sekaligus pemilik catering yaitu Ibu
Djito yang bertanggung jawab:
a.
Membentuk organisasi catering
b.
Melakukan pembagian kerja
c.
Mengontrol/ memonitor kegiatan
d.
Menetapkan kebijakan tentang segala
fasilitas, bangunan, perlengkapan, dan sarana lain demi perbaikan operasional
Duta catering service
e.
Menjalin kerja sama dengan rekan dan supplier
f.
Menangani segala kepentingan dengan pihak
luar perusahaan
g.
Memeriksa hasil kerja karyawan dan meminta
pertanggung jawaban dari maisng-maisng kepala bagian atas tugas yang diberikan.
2.
Wakil Pimpinan
Wakil pimpinan
kedudukannya dibawah pimpinan bertugas:
a.
Bertanggung jawab menetapkan kebijakan pada
saat pimpinan tidak ada di tempat dan atas persetujuan pimpinan
b.
Membantu mengawasi pelaksanaan keseluruhan
kegiatan operasional masing-maisng kegiatan
c.
Memeriksa dan mengontrol hasil kerja kepala
bagian
3.
Bagian
Administrasi
Bagian
Administrasi bertugas:
a.
Mengurus seluruh kegitan operasional yang
berkaitan dengan aspek administrasi keuangan dan akuntansi perusahaan serta
seksi receduing yang menerima semua barang-barang dari supplier
atau bagian pembelanjaan dengan kualitas dan akuntansi yang diterapkan di Duta catering
service.
Selain itu bagian
ini juga bertugas membantu kepala administrasi
b.
Mengatur berkas-berkas orderan customer
c.
Mengarsipkan data pada komputer
d.
Mengarsipkan seluruh kegiatan operasional
yang berkaitan dengan bagian administrasi dan akuntansi
4.
Bagian
keuangan
Tugas dan
wewenang Bagian keuangan adalah:
a.
Mencatat keluar masuknya kas pada Duta catering
service
b.
Bekerja sama dengan bagian administrasi
c.
Memberi laporan dan meminta pertimbangan manager
tentang keluar masuknya kas
5.
Bagian
Produksi
Bagian
produksi bertugas melaksanakan kegiatan operasional dibidang produksi makanan
dan minuman, mengontrol alat saji, memonitor jadwal pengiriman dan jumlah
pesanan.
Bagian
produksi membawahi bagian-bagian yang ada dibawahnya, diantaranya:
a.
Koordinator Chef, bertugas:
1)
Memasak masakan sesuai pesanan
2)
Mengkoordinir cook helper
b.
Koordinator Pekerja, bertugas:
1)
Mengkoordinir semua pekerja
2)
Mengontrol dan mengawasi kegiatan pekerja
c.
Cook
Dalam
pembagian tugasnya Duta catering service mengelompokkan menjadi dua
bagian, yaitu sebagai berikut:
1)
Hot Kitchen
a)
Bagian masakan, mengolah berbagai macam
masakan dari jenis hewani, nabati dan seafood.
b)
Bagian penggorengan, menggoreng beraneka
macam hidangan yang diolah dengan digoreng.
c)
Bagian nasi, memasaka berbagai macam nasi
(nasi kuning, nasi putih dan nasi gurih).
d)
Bagian sup dan cah, bagian ini berfungsi
membuat aneka sup dan cah.
e)
Bagian saus, membuat saus puding, saus spagetti,
saus ayam goreng, saus kakap goreng.
f)
Bagian pengemasan, membantu bagian masakan
mengolah makanan dan mengemas lunchbox dan snack.
2)
Cold Kitchen
a)
Bagian pastry, membuat pastel tutup,
lemper, onde-onde, lumpur, cara bikang.
b)
Bagian dessert, membuat aneka puding
dan berbagai macam minuman.
d.
Cook Helper, bertugas:
1)
Membantu persiapan (prepare) bahan,
misalnya: mengupas bawang merah, bawang putih dan wortel.
2)
Memotong bahan, seperti: wortel bentuk dadu,
kolang-kaling, slice onion, slice garlic.
3)
Membentuk bunga dan memotong wortel untuk soup
dan cah.
4)
Membantu membuat rolade, chicken roll,
galantin, udang goreng tepung.
5)
Membersihkan bahan dan memotong daging sapi
dan ayam.
6.
Bagian
Peralatan
Bagian
peralatan betugas dan bertanggung jawab terhadap peralatan yang akan digunakan
untuk prasmanan (buffet), misalnya: chafing disk, dinner plate,
rolled stop, panstove, dan juga mengirimkannya ke gedung.
7.
Bagian
Pengemasan
Bagian ini
bertugas menata dan mengemas nais kotak, meletakkan masakan yang akan dikirim
ke dalam bowl dan container.
8.
Bagian
Transportasi
Bagian
Transportasi, bertugas:
a.
Mengirim produk pesanan catering
ketempat konsumen
b.
Mengambil pesanan bahan makanan dari supplier
c.
Bertanggung jawab terhadap perawatan alat
transportasi
9.
Bagian
Logistik
Bagian ini
bertugas dan bertanggung jawab terhadap pengadaan bahan untuk event baik
dari supplier maupun transaksi/membeli sendiri. Bagian logistik
membawahi bagian dibawah ini:
a.
Belanja (purchasing)
1)
Menyimpan persediaan bahan-bahan
2)
Belanja/membeli bahan basah maupun kering
baik dari supplier/membeli sendiri.
b.
Gudang
1)
Mencatat stock barang yang habis
2)
Mencatat keluar masuknya bahan dari tempat
persediaan bahan
3)
Mengecek persediaan bahan
4)
Melaporkan bahan yang persediaannya menipis
10. Bagian Marketing
Bagian marketing adalah ujung tombak dari
keberhasilan catering karean bagian ini yang mengupayakan terjualnya produk dan
jasa yang dimiliki kepada konsumen (memasarkan suatu produk dan jasa catering)
dan mempromosikan.
Bagian marketing
dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
a.
Marketing di lapangan, bertugas melobi (karyawan
bidang marketing lebih aktif untuk mencari konsumen dengan penyebaran
brosur, door to door) aktif di luar pasar sasaran. Biasanya di Duta catering
service disebut juga dengan pemasaran ekstern.
b.
Marketing yang bekerja sebagai humas, biasanya di Duta
catering service disebut dengan pemasaran intern.
11. Bagian Event
Bagian event bertugas dan bertanggung
jawab atas seluruh kelengkapan pesanan dan menerima laporan dari tiap-tiap
bagian yang dibawahinya. Bagian event membawahi beberapa bagian,
diantaranya:
a.
Bagian Tenaga Kerja, bertugas mencatat
pekerja yang melaksanakan service pada event yang diselenggarakan serta
mencari pekerja jika karyawan tidak mencukupi untuk kebutuhan casual service
pada event.
b.
Bagian Dekorasi, bertugas mendekor dan menata
meja dan kursi, skirting, menghias kursi VIP untuk keluarga,
memasanng aksesoris dari kuningan, perahu yang dihias dengan buah dan sayur,
juga menata ruangan sesuai dengan gambar yang diberikan oleh pimpinan.
c.
Bagian Peralatan, bertugas mengecek keluar
masuknya alat (inventaris setiap 3 bulan sekali), mencatat peralatan yang
dibutuhkan untuk buffet maupun acara lainnya, menata peralatan diatas
meja prasmanan serta mengemas kembali bila acara selesai.
d.
Bagian Penataan Makanan dalam Event, bertugasMemasukkan
makanan ke mobil box, mengecek kembali kelengkapan masakan casual service untuk
mempersiapkan dan menata alat hidang/ alat saji.
e.
Bagian Pelayanan, bertugas melayani tamu yang
hadir dalam event, menjaga gubuk masing-masing menu yang disajikan dalam
event, refill makanan, clear
up piring kotor.
3.5 Ketenagakerjaan Duta Catering Service
Karyawan Duta catering service
berjumlah sekitar 463 yang terdiri dari 88 orang Bagian Dapur, 14 orang supir,
11 orang bagian gudang, 50 orang bagian Kantor, 200 orang bagian casual
(pelayanan) putra dan 100 orang pelayanan putri.
Karyawan Duta catering service pada
umumnya lebih banyak yang berjenis kelamin wanita dari pada pria. Karyawan
wanita ditempatkan di bagian produksi dan service, sedangkan karyawan
pria ditempatkan pada bagian peralatan dan dekorasi.
Pada karyawan bagian produksi diberlakukan
sistem shift yaitu pembagian hari kerja yang dihitung dalam 1 minggu
yang terdiri dari 3 pergantian shift dan 1 shift tetap (inti).
Sistem shift ini hanya diberlakukan untuk karyawan tetap secara
bergiliran. Jika pesanan banyak, maka semua karyawan diminta untuk tetap masuk
kerja. Diberlakukannya sistem shift di bagian produksi dikarenakan
jumlah tenaga kerja yang cukup banyak sehingga jumlah karyawan yang dibutuhkan
sedikit.
Jam kerja bagian produksi adalah sebagai
berikut:
1. Shift 1 :
bekerja setiap hari
2. Shift II :
bekerja pada minggu pertama
3. Shift III: bekerja pada minggu kedua
4. Shift IV:
bekerja pada minggu ketiga
Jam kerja bagian Kantor berbeda dengan
karyawan lainnya, untuk karyawan kantor diberlakukan shift dan waktu kerja
sebagai berikut:
1. Shift 1 (pagi) : pukul 08.00-16.00 WIB
2. Shift II(siang) : pukul 12.00-20.00 WIB
Karyawan kantor memiliki jatah 6 hari kerja
dan 1 hari libur yang dilakukan secara bergantian, dalam 1 hari kerja berlaku 8
jam kerja dengan 1 jam waktu istirahat. Lama bekerja karyawan di Duta catering
service bervariasi, yaitu terdiri dari 7 karyawan yang bekerja selama ±25
tahun dan karyawan lainnya bekerja selama 1-10 tahun.
Tingkat pendidikan karyawan Duta catering
service terdiri dari:
1. Lulusan Perguruan Tinggi : 3 orang
2. Lulusan SMA :
8 orang
3. Lulusan SMP :
132 orang
4. Lulusan SD :
320 orang
Mayoritas karyawan Duta Catering Service
masih berpendidikan menengah kebawah, hanya sedikit dari mereka yang memiliki
gelar diploma ataupun sarjana.
Penggajian karyawan dilakukan setiap bulan
sekali untuk kantor dan satu minggu sekali untuk bagian produksi dan gudang.
Sedangkan untuk karyawan tidak tetap (part time) gaji diberikan setiap 1
minggu sekali dan dibayarkan sesuai berapa banyak karyawan tersebut mengikuti event.
Adapun pertimbangan-pertimbangan yang perlu diperhatikan sebagai berikkut:
1.
Senioritas
2.
Produktivitas dan kreativitas
3.
Tanggung jawab
3.6 Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan
Duta Catering
service Ibu Djito adalah
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang sangat menjaga
kualitas produk dan mengedepankan kepuasan pelanggan. Catering ini telah
cukup dikenal oleh masyarakat daerah Malang. Kapasitas produksi catering ini
dapat mencapai 10 event per hari atau setara
dengan 10.000 porsi setiap harinya, bahkan salah satu staff mengatakan bahwa catering
ini pernah melayani sampai 26 event dalam satu hari, namun saat ini
pemesanan hanya dibatasi maksimal 17 event dalam sehari. Hingga saat
ini jumlah karyawan telah mencapai sekitar ±463 orang, yang terbagi dalam
divisi-divisi yang ditentukan. Setiap divisi memiliki job description-nya masing-masing. Mereka bekerja sesuai dengan
alur yang telah ditentukan organisasi. Duta Catering Service ini
melayani berbagi event seperti acara pernikahan, pesta ulang tahun, dan
acara-acara lainnya. Catering yang di kelola oleh Ibu Djito (Istri dari
Bapak H. Suhardjito) ini menawarkan berbagai jenis menu makanan dan minuman,
mulai dari masakan oriental, continental, masakan tradisional Indonesia,
kue-kue, dan masih banyak yang lainnya.
Ruang lingkup Duta catering service
cukup banyak dan kompleks, banyak kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan mulai
dari proses awal hingga akhir, menu olahan masakan yang disajikan sangat
beragam, terhitung lebih dari 200 lebih jenis masakan dan minuman yang
disajikan Duta catering kepada konsumennya.
A. Proses Pemesanan
Kegiatan pemesanan
konsumen pada layanan Duta Catering service bisa dilakukan melalui via
telepon atau dengan langsung mendatangi kantor Duta catering, hal ini
lebih efisien dikarenakan konsumen dapat menerima penjelasan langsung secara
transparan dan lebih jelas. Untuk penerima tamu dan sekaligus pencatatan
pesanan Duta catering memiliki 8 staf yang siap melayani calon konsumen
yang ingin memesan. Butuh keterampilan khusus dalam melayani calon konsumen,
terlebih dalam hal penyampaian produk-produk makanan yang ditawarkan Duta catering,
keterampilan yang paling utama adalah penguasaan informasi atas produk-produk
masakan yang ditawarkan, terkait bentuk, penyajian dan harganya. Pelayanan yang
diberikan kepada konsumen saat pemesanan sangat menunjang efektifitas
perusahaan, cara penyampaian yang ramah, santun, dan telaten dalam menghadapi
setiap karakter konsumen merupakan cara ampuh yang selalu diterapkan oleh para
staf Duta catering service. Hal ini merupakan salah satu alasan
loyalitas konsumen terhadap penggunaan jasa Duta catering ini.
Gambar 2.
Proses Pemesanan
B. Proses Pendataan
Dalam proses
ini para karyawan di Bagian kantor bekerja menurut bagiannya masing-masing,
mulai dari proses pendataan menu-menu yang dipesan, dekorasi yang akan dipakai,
berapa karyawan yang akan dikerahkan dalam event, dan kendaraan yang
akan dipakai. Kemudian data tersebut akan diserahkan ke bagian yang lain, dan
di recek kembali oleh salah satu staff, hal ini untuk menghindari
terjadinya kesalahan dalam pemesanan. Kemudian setelah semua data fix,
maka akan diserahkan ke bagiannya masing-masing, diantaranya ke Bagian Dapur,
Bagian Peralatan, Bagian Kendaraan, dan Bagian Pelayanan.
Gambar 3.
Proses Pendataan
C.
Proses Produksi
Tahap ini merupakan kegiatan inti dari Duta catering service, dimana kepuasan sebuah catering diukur dari kualitas dan rasa masakannya, kegiatan memasak ini memerlukan tempat yang cukup luas dan tenaga kerja yang cukup banyak, kegiatan memasak ini melibatkan sekitar 80 orang,
yang terdiri dari koordinator chef, chef inti dan cook helper,
kualitas dan rasa masakan benar-benar harus
diperhatikan, Karena ini merupakan faktor terbesar dari kepuasan konsumen, maka dari itu Duta catering
sangat memperhatikan segala hal
dalam proses ini, mulai dari segi kualitas bahan baku, proses pengolahan
hingga penyajian. Durasi waktu pengiriman masakan juga harus diperhatikan, karena hal ini akan sangat berpengaruh pada kualitas
produk.
Selama 25
tahun Duta catering berdiri, berbagai menu masakan dapat Duta catering
sajikan, terhitung lebih dari 200 jenis masakan dan minuman dapat menjadi menu pilihan
konsumen yang ingin memesan, menu masakan itu diantaranya; menu masakan klasik dengan
berbagai menu olahan sayur dan daging, aneka makanan khas nusantara, aneka minuman
penyegar, tumpeng dan lain-lain.
Gambar 3. Proses Produksi
D.
Proses Pelaksanaan Event
Proses ini
dilakukan di lokasi acara konsumen berlangsung, dengan berbagai bentuk acara
yang mereka adakan, mulai dari pernikahan, pesta, tasyakuran, halal bi halal
dan lain-lain. Dalam proses pelaksanaan event ini, Duta catering
menyesuaikan tenaga kerja pelayannya sesuai dengan kebutuhan dilapangan, jika
acara-acara pernikahan atau halal bi halal yang mengundang hingga 1000 orang
atau bahkan lebih, Duta catering menerjunkan 30 hingga 40 lebih
pelayanan dengan tugas masing-masing, ada yang bertugas menyajikan makanan,
melayani tamu yang datang, membereskan piring kotor dan lain-lain. Dalam proses
pelayanan ini tidak memerlukan keterampilan khusus, cukup memberikan pelayanan
yang ramah kepada tamu undangan yang datang.
Gambar 4. Duta
Catering saat mengerahkan para karyawan untuk persiapan Event
BAB IV
HASIL OBSERVASI
4.1 Risiko
yang Terjadi di Duta Catering Service
·
Risiko Operasional
Risiko
operasional merupakan risiko yang umumnya bersumber dari masalah internal perusahaan,
dimana risiko itu terjadi disebabkan oleh lemahnya sistem kontrol manajemen (management
control system) yangn dilakukan oleh pihak internal perusahaan (Sucipto: 2016).
Duta catering service merupakan usaha yang
bergerak dibidang jasa boga dengan sistem kerja yang harus cepat dan dikejar deadline
ketepatan waktu pemesanan. Kegiatan operasional perusahaan yang setiap harinya
memasak berhubungan dengan api membuat tempat produksi sangat rawan
terjadi kebakaran. Di samping itu,
proses pembuatan peralatan-peralatan
untuk keperluan event juga tidak
lepas dari penggunaan mesin-mesin yang dalam pengoperasiannya memerlukan
tegangan listrik.
Usaha
Pencegahan
Usaha pencegahan (preventif) yang
dilakukan oleh Duta catering service:
1.
Membuat cerobong asap
2.
Menyediakan tempat sampah B3 untuk membuang limbah sarung
tangan dan untuk sampah organik dan anorganik.
3.
Penutupan panel listrik/ diberi cover pada
panel listrik
4.
Menyediakan pasir untuk menimbun tumpahan
cairan alumunium aga tidak menyebar kemana-mana.
5.
Menyediakan alarm manual yang bekerja jika push
buttom alarm ditekan dan dengan sendirinya alarm akan bekerja, serta sirine
(alarm kebakaran yang berupa bunyi) juga akan berbunyi secara otomatis.
Bila terjadi
keadaan darurat kebakaran/ ledakan tindakan yang telah disosialisasikan oleh owner
Duta catering service:
a. Jangan
panik, nyalakan alarm, atau telepon security untuk melaporkan kejadian.
b. Semua
kegiatan dihentikan dan dengarkan pengumuman yang diberikan melalui paging.
Kemudian bersiap untuk evakuasi.
c. Setelah itu
ikuti pentunjuk petugas evakuasi dan segera keluar dari area kerja.
d. Jika jalan
keluar terhalang/ tertutup asap, upayakan merunduk atau merayap untuk
menghindari asap terhirup. Ambil nafas pendek-pendek dan segera menuju pintu
keluar.
e. Jika anda
terjebak tutup pintu dan jendela untuk menghindari meluasnya asap. Tutup sela
pintu atau jendela dengan kain basah.
·
Risiko
Fraud
Fraud (kecurangan) adalah merupakan suatu
tindakan yang tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk tujuan pribadi atau
kelompok, dimana tindakan yang disengaja tersebut telah menyebabkan kerugian
bagi pihak tertentu atau institusi tertentu.
Risiko fraud adalah risiko yang dialami
oleh suatu perusahaan atau institusi karena faktor terjadinya tindakan fraud
atau kecurangan yang disengaja, baik kerugian yang bersifat materi maupun non
materi (Sucipto: 2016)
Duta Catering Service yang
merupakan salah satu usaha catering terbesar di Malang.
Semakin hari usaha Duta catering service semakin melonjak, Hal ini dibuktikan dengan kurva
omzet Duta catering yang tidak pernah flat atau turun, namun terus naik hingga saat ini. Pesanan datang
tanpa henti, mulai dari dalam hingga luar kota seperti malang raya, pasuruan,
probolinggu, jember, lumajang, sidoardjo, surabaya, kediri, Tulungagung,
Jombang, hingga ke luar pulau jawa seperti madura dan lain-lain.
Kesuksesan yang dicapai oleh Duta catering
service membuat
omzet/pendapatannya pun melonjak tinggi. Hal ini menuntut pihak manajer harus
bisa mengelola sebaik mungkin keuangan perusahaan serta me-manage
risiko-risiko yang dikhawatirkan akan terjadi, terutama dibidang administrasi
dan keuangan.
Karyawan yang
tidak jujur dalam hal-hal yang mengarah pada hubungan dengan customer.
Seperti pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan prosedur yang telah
ditentukan oleh perusahaan, kesalahan dalam proses kerja, seperti kesalahan
pencatatan data pesanan, ceroboh dalam penyelesaian pekerjaan, dan lain
sebagainya. Hukuman yang diberikan dari pelanggaran ini hanya berupa teguran
dan arahan secara langsung kepada karyawan terkait. Namun Pelanggaran
ketidakjujuran menyangkut keuangan, seperti korupsi dan penggelapan uang
perusahaan, dalam hal ini pimpinan Duta catering service tidak bisa lagi
kompromi, dalam artian karyawan tersebut akan di PHK secara tidak terhormat.
(Wawancara dengan Suhardjito: 2016. Ruang Pimpinan).
Kasus
Penggelapan uang sudah pernah terjadi di Duta catering service, salah
satu staf kantor Duta catering service bagian administrasi terbukti
melakukan penggelapan uang perusahaan. Satu-satunya tindakan yang dipilih oleh
pimpinan tidak lain harus mengeluarkannya dari perusahaan. Jika tidak, Pemimpin
Duta catering service khawatir hal tersebut akan terjadi kembali. Kasus
tersebut merupakan fraud jenis intentional error, yang dilakukan
oleh pihak terkait untuk menguntungkan dirinya sendiri. Serta management
fraud, karena akibat kecurangan yang dilakukannya terdapat pihak lain
yang dirugikan.
Upaya pencegahan (Preventif)
Untuk mencegah
terjadinya risiko fraud oleh pihak-pihak yang terlibat dalam operasional Duta catering
service pimpinan berupaya untuk menerapkan
sistem yang lebih ketat ketika perekrutan karyawan sedang berlangsung.
DAFTAR PUSTAKA
Darmawi, Herman. 1990. Manajemen
Risiko. Jakarta: Bumi Aksara.
Fahmi, Irham. 2010. Manajemen
Risiko: Teori dan Kasus. Bandung: Alfabeta.
Hanafi, Mamduh M. 2006. Manajemen Risiko. Yogyakarta:
UPP STIM YKPN.
Sucipto, Agus. 2016. Materi Kuliah: Manajemen Risiko.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lokasi Kantor Duta
catering service
Ruang produksi
Dua chef inti Duta
catering
Proses penyajian
nasi kotak
Gudang
penyimpanan peralatan untuk catering
Pabrik pembuatan
peralatan-peralatan untuk event
Proses produksi
Gudang
penyimpangan peralatan untuk event
Tidak ada komentar:
Posting Komentar